A legfontosabb illemszabályok egy tárgyaláson, amit sokan nem ismernek: Görög Ibolya tanácsai

Az üzleti tárgyalások előtt a legtöbben csak szakmailag készülnek fel, ám az az igazság, hogy az illemszabályok terén is fontos lenne tájékozódni ilyenkor. Egy-egy elvétett apróság ugyanis könnyedén bárdolatlannak, amatőrnek vagy antipatikusnak tüntetheti fel az embert a partner szemében. Ez pedig negatívan hathat a megbeszélés kimenetelére is.

A híres magyar protokollszakértő, Görög Ibolya részletes segítséget és tájékoztatást nyújt a témában A nyilvánosság kelepcéi című könyvében. Ebből gyűjtöttük össze azokat a szabályokat, amik nélkülözhetetlenek a sikeres tárgyaláshoz.

Teendők a tárgyalás előtt és az első percekben

A tárgyalás előtt udvarias gesztus a vendégek felé, ha az időpont-egyeztetésnél a „tól-ig”-et is megbeszélik a felek. Ez a diplomáciában kötelező, Európában pedig elterjedt szokás. Így az érkezők tudják tovább szervezni a programjukat, a szervezőnek tartható lesz a napirendje, tehát egymás idejének kölcsönös tiszteletével biztosítják a kölcsönös elismerést. Ha van rá lehetőség, a találkozás előkészítését érdemes két munkatársra bízni: az egyikük foglalkozzon a szakmai, a másik a szervezési előkészületekkel.

Ha 6-8 főnél többen vannak, illik bekészíttetni ásványvizet, poharakat. Érkezéskor a szervezőnek kell előbb a tárgyalóban lenni, de ha többen fogadják a vendégeket, akkor nekik is ott kell lenniük, mire a vendégek megérkeznek. A tolmács a vendégekkel jön, kivéve, ha a szervező még nem ismeri – ebben az esetben a bemutatás után mögé vagy mellé áll. Fontos a pontosság, nagy udvariatlanság késni a találkozóról. Ha a szervező a dolgozószobájában fogadja a vendégeket, illik előremennie az íróasztalától, és elsőnek nyújtani kezet. Ha többen fogadják őket, célszerű eleve állva várni az érkezőket. A házigazdának érdemes azzal a kéréssel kezdenie, hogy mindenki némítsa le a mobiltelefonját, hogy ne zavarhassa a beszélgetést, illetve azt sem árt tisztáznia, hogy milyen sorrendben kéri majd a hozzászólásokat.

A tárgyalást nem ajánlott azzal kezdeni, hogy rögtön felkerül a laptop az asztalra, csakis akkor, ha tényleg muszáj. A beszélgetés során ugyanis kötelező, illendő a szemkontaktus: ha ezt nem tartja a házigazda, a partner egy idő után zavarba jön, és joggal feltételezheti azt, hogy mással foglalkozik a számítógépén.

Az ülésrend szabályai

Szintén igen fontos átgondolni azt is, hogy kit hova ültetnek a megbeszélés alatt. A szakértő pontokba szedve gyűjtötte össze a legfontosabb variációkat és szabályokat:

• Szembe-fotel: 20 perces beszélgetés, erőfelmérés, első találkozás, felületes, ám kötelező elbeszélgetés, esetleg ellenséges tárgyalás esetén illendő.
• Amikor a kanapé közelebb eső felén ül a vendég, a szervező pedig fotelben: maximum 20 percet igénylő, döntés-előkészítési stádium, esetleg bizalmas beszélgetés esetén ajánlott.
• Teljes ülőgarnitúra: 40 percet igénylő, döntés és papírmunka nélküli tárgyalás esetén javasolt. Ha nem fér el mindenki azonos magasságú ülőalkalmatosságon, nem szabad plusz széket odavitetni, mert az alárendelt a szervező fölött fog ülni, ez pedig zavaró lehet. A kanapéra csak két ember ülhet.

• Asztalnál, egymás melletti széken ülve, ketten: együtt dolgozó felek esetén javasolt.
• Tárgyalóasztal, egymással szemben: ez a felállás a meggyőzésre és a döntés kommunikálására szolgál. Delegáció esetén szemben ül a két főnök, jobbjukon a másod, baljukon a harmad, megint jobbra a negyed, megint balra az ötödrendű vezető.
• Szervező az asztal rövidebb élében, körben a többiek: Arthur király kerekasztalának mintájára a szervező az elnök, az őt követő második ember tőle balra ül.
• Karámasztal: nagy, körberakott, középen üres asztalt takar. Egyre népszerűbb, ám mivel a felek túl messze ülnek egymástól, a partner meggyőzése szinte lehetetlenné válik. Csak akkor érdemes használni, ha az egyik végén, az asztalfőn ül a főnök, és körbeülik a többiek.

A tárgyalás elemi szabálya, hogy a fővendég és a fő házigazda beszél. Más beosztott kolléga csak akkor szólhat bele, ha erre a főnöke felkéri. A végén szintén fontos az illedelmes elköszönés, a kézfogás, a vendégeket pedig a helyiség ajtajáig kell kísérni.

Illemszabályok férfi és nő között

Rengeteg olyan szabály vonatkozik a két nem közti viselkedésre, amit lényeges betartani. Nemcsak azért, mert így illik, hanem azért is, mert rossz benyomást kelthet például egy randevún, ha a férfi nem tudja, mit hogyan csináljon, vagy éppen ha a nő vár el olyan dolgokat is a partnerétől, amiket valójában nem is kellene megtennie. A legfontosabbakat gyűjtöttük össze, amiket férfinak és nőnek be kell tartania egymás között.

Képek: Getty Images Hungary.

• tárgyalás
• illem
• illemszabály
• viselkedés
• görög ibolya
• Lélek&Test