Kinek kell bemutatkoznia először egy tárgyaláson? A találkozók 7 alapvető etikettszabálya

A tárgyalásoknál rendkívül fontos a viselkedés is, ugyanis az etikett ismeretének hiánya számos kellemetlen helyzetet szülhet. Ha valaki nem az illem alapján cselekszik, azzal rossz benyomást tehet a partnerre, és amatőrnek mutathatja magát, ez pedig az egész megbeszélésre rányomhatja a bélyegét.

Az alábbiakban sorra vesszük a találkozók legfontosabb szabályait, melyekre mindig ügyelni kell. Nem mindegy például, ki köszön először, vagy ki nyújt kezet a megbeszélés elején.

Figyelni kell a szervezésre, az előkészületekre

Az etikettre már jóval a találkozó előtt, a szervezéskor is figyelni kell. A partnereknek meg kell beszélni a tárgyalás kezdő és tervezett záró időpontját is, hogy a résztevők tudják, hogyan alakíthatják aznapi programjaikat. Az időtartam függhet többek közt a témák és a tárgyaló felek számától, a megbeszélendők összetettségétől, de akár ha vannak korábbi tapasztalatok az illetővel, akkor ezekre is lehet támaszkodni. Amennyiben nagyobb találkozóra kerül sor, érdemes előre meghatározni a napirendi pontokat is. A legjobb a délelőtti órákra tűzni az időpontot, mert mindenki ekkor a legfrissebb, illetve a túl korai vagy a késő délutáni, munkaidőn túl nyúló megbeszéléseknek senki sem örül.

Szervezőként a tárgyalót minél hamarabb le kell foglalni, gondoskodni kell arról, hogy meglegyenek az ehhez szükséges dokumentumok, előadások, a demonstrációs eszközök, valamint a recepció vagy a titkárnő is értesüljön az érkező vendégekről, és tudja, hová kell őket irányítani, kísérni. Érdemes ásványvizet, üdítőt is bekészíteni, valamint teával, kávéval kínálni a vendéget az első percekben.

Illendő öltözködés

Az öltözködés terén is meg kell adni egymásnak a tiszteletet. Egy hivatalos tárgyaláson fontos az elegancia, a csinos, ám visszafogott megjelenés. Persze a megbeszélés hangulatától, a felek viszonyától is nagyban függenek a lehetőségek. A férfiaknál alapvetően az öltöny vagy a hosszú szövetnadrág és ing, illetve zakó kombináció az alapvető elvárás. A nők esetében jó ötlet lehet egy legalább térdig érő szoknya, egy szép ing vagy blúz, egy blézer, de persze a nadrágok és a kifinomult hatású egészruhák is remek választásnak bizonyulnak. Fontos, hogy a szett ne legyen túl feltűnő, kihívó, valamint az is, hogy ne ess túlzásba az ékszerekkel és a frizurával. A cipők terén egyáltalán nem kötelező a magas sarkú: a lényeg az elegancia és az, hogy magabiztosan mozoghass a lábbeliben.

Találkozás és bemutatkozás

Érkezésnél rendkívül fontos a pontosság, ez ugyanis a tisztelet és a megbízhatóság jele. Érdemes öt perccel előbb odaérni a helyszínre. A tárgyaló ajtaján ajánlott kopogni, és mindig az köszön először, aki később lép be a terembe. A kézfogást viszont ebben a hivatalos, üzleti helyzetben a fogadó, a házigazda kezdeményezi, így várni kell arra, hogy ő nyújtson kezet. Ezután, ha több résztvevő is van, bemutatja egymásnak őket rang és név szerint. És hogy kit kinek? A férfit a nőnek, az alacsonyabb rangút a magasabbnak, a fiatalabbat az idősebbnek. Először mindig annak a neve hangzik el, akinek a másikat bemutatják. Ha valaki korábban már ült, illik felállni a kézfogáshoz, utóbbit lehetőség szerint nem egy asztal fölött kell megejteni.

Helyfoglalás

A helyfoglalást alapvetően a vendéglátó irányítja, ő mutat rá, hova ülhet a másik fél. Ha ez nem történik meg, akár rá is lehet kérdezni nála. Kooperatív, együttműködő helyzetben a partnerek egymás mellett is elhelyezkedhetnek, de úgy, hogy ne sértsék meg egymás intim szféráját, míg versengő helyzetben a résztvevők egymással szemben ülnek, az asztal pedig a határt jelképezheti a tárgyalók között. Az ülésrend persze az emberek számától is függ: két-három fő és barátságos légkör esetén a dohányzóasztal mellett, a fotelokban, kanapén is folytatható a megbeszélés, míg több fő esetében a téglalap alakú vagy ovális tárgyalóasztal az ideális. Ilyenkor az asztal hossza mentén, egymással szemben ülnek a tárgyaló felek, a vezetők az asztal közepénél, a delegáció tagjai pedig rangsoruk szerint a többi széken.

Létezik olyan opció is, hogy egy ülőgarnitúrán ülnek a résztvevők, ez körülbelül 40 percet igénylő, döntés és papírmunka nélküli tárgyalás esetén javasolt. Ha nem fér el mindenki azonos magasságú ülőalkalmatosságon, nem szabad plusz széket odavitetni, mert az alárendelt a szervező fölött fog ülni, ez pedig zavaró lehet. A kanapéra ebben az esetben csak két ember ülhet. Ha ülőgarnitúra van, és ahhoz irányít a házigazda, akkor nem ajánlott az ajtóval szembeni helyet elfoglalni, ez ugyanis a vendéglátóé.

A tárgyalás alatt

A tárgyalás alatt fontos a szemkontaktus tartása, valamint a testtartás is. Nem illik terpeszben, a székben vagy a fotelban túlságosan elkényelmesedve vagy a fejet támasztva ülni. A legjobb, ha kellemesen elhelyezkedsz, enyhén kihúzod magad, a kezeidet pedig az öledbe vagy az asztalra helyezed. Érdemes kerülni a keresztbe tett kezeket és lábakat, mert ezek zárkózottságot, szorongást jeleznek a másik felé. A megbeszélést alapvetően a házigazda vezeti, a résztvevőknek pedig nem szabad félbeszakítaniuk egymást, belevágni a másik mondataiba. Az érzelmeket minden esetben kontrollálni kell, és meg kell maradni a higgadt, hivatalos hangnemnél.

A tárgyalás után

Akármi is volt a tárgyalás kimenetele, fontos a nyugodtság és a profizmus. A megbeszélés végeztével is vissza kell fogni az érzelmeket, és udvariasan, a szemkontaktust tartva egyenként, illedelmesen elköszönni mindenkitől kézfogással. A házigazdának a vendégeket a helyiség ajtajáig kell kísérni. 

Gyorsan jó benyomást kelthetsz ezekkel a trükkökkel

Az első benyomás kialakulásának szempontjából az öltözködés az egyik leglényegesebb. De nemcsak az igényesség, hanem a nonverbális kommunikáció apró összetevői is hatalmas jelentőséggel bírnak. A szemkontaktus, a testbeszéd, a mimika és az alapvető illemszabályok betartása is rendkívül lényeges, hiszen tudat alatt kelthetsz velük jó benyomást, de persze csak akkor, ha helyesen alkalmazod őket. Ha azonban a következő dolgokra odafigyelsz, garantáltan elnyered majd a másik szimpátiáját.

• tárgyalás
• illemszabály
• etikett
• illem
• illemtan
• üzlet
• viselkedés
• Lélek&Test