A legzavaróbb, mégis leggyakoribb munkahelyi e-mailek: így reagálj a passzív-agresszív levelekre

A munkahelyi kommunikáció jó része ma már e-mailben zajlik, ezért nemcsak a szóbeli megfogalmazásra, hanem a levelekben leírt mondatokra is oda kell figyelni. Konfliktusok, sértődések és kellemetlenségek ugyanis ezek miatt is bőven létrejöhetnek.

De nemcsak a bántó vagy nem megfelelő hangnemben írt üzenetek válthatnak ki problémákat, hanem a passzív-agresszív e-mailek is. Ezek, bár nem konkrétak, mégis frusztrációt és kissé rejtett dühöt, haragot közvetítenek, esetleg nagy nyomást akarnak helyezni a másikra. Bár jobb lenne őket elkerülni, mégis a leggyakoribb céges levelek közé tartoznak, amikre átgondoltan kell válaszolni. Könnyen felhúzhatják az embert, de igyekezni kell higgadtan kezelni a helyzetet. Így semlegesítheted a kellemetlen szituációt, és előzheted meg a konfliktust.

Passzív-agresszív levelek: ezt tartsd szem előtt

Az ilyen üzenetek írójának általában vagy az a célja, hogy felhívja a figyelmet valamire, amiről elfeledkeztél, amire rosszul emlékeztél, vagy pedig az, hogy nyomást gyakoroljon rád. De sokszor csupán arról van szó, hogy a saját agresszióját akarja kivetíteni a kollégára, illetve átadni neki azt. A válasz előtt ezért érdemes ezt tudatosítani magadban, valamint felismerni a mögöttes okokat.

A reakciónál pedig a lényeg, hogy akármennyire is bosszantanak a másik szavai, és akármennyire is haragból, visszavágva szeretnél visszaírni, ezt semmiképp ne tedd. Ilyenkor ugyanis egy felesleges vitaáradatot indíthatsz el, aminek semmi értelme nem lesz. Ne ess bele a másik csapdájába, ne engedd, hogy elérje a várt hatást, hanem maradj nyugodt, tárgyias és professzionális. Mutatunk is néhány konkrét példát, amelyek sokat segíthetnek a megfelelő válaszok megfogalmazásában.

A legjobb válaszok

„Ahogyan azt az előző levelemben is írtam…” - Ha ilyen üzenetet kapsz, és valóban megkaptad a korábbi levelet, akkor érdemes rövidre zárnod a témát. Kerüld a szarkasztikus hangnemet, és azt sem kell kihangsúlyoznod, hogy igen, olvastad a másikat is. Csak köszönd meg az emlékeztetést, és lépj tovább: így elkerülheted a felesleges vitát. Szintén hasonlót írj vissza akkor is, ha valaki úgy kezdi az üzenetét, hogy nem tudja, megkaptad-e az előző levelét. Persze, utóbbi esetben előfordulhat, hogy valóban adódtak már problémák a rendszerrel, ezért kérdez rá arra, hogy célba ért-e a mondandója. Így duplán nem érdemes ezen fennakadni.

„Van valami új információd ezzel kapcsolatban?” - Amennyiben ilyen levelet kapsz, nem ajánlott kioktatni a másikat arról, hogy azért nem írtál, mert nincs, ez ugyanis udvariatlannak mutat. Ráadásul, ha véletlenül tudomást szerez róla a főnök, ő sem fog örülni a segítőkészség hiányának. Írj inkább csak annyit, hogy egyelőre nincs, de mihelyt lesz valami, azonnal tájékoztatni fogod őt róla.

„Csatolom újra, a biztonság kedvéért.” - Az ehhez hasonló levelek szintén az első példára hajaznak, és azt akarják érzékeltetni, hogy az előző üzenetre nem kaptak reakciót, vagy ha igen, akkor nem olyat, amilyet vártak. Nem érdemes vitába kezdeni vagy azt hangsúlyozni, hogy már megkaptad, ezért legközelebb ne küldje el újra. Azt esetleg megjegyezheted, hogy az előző is eljutott hozzád, de tedd hozzá, hogy köszönöd azt, hogy újraküldte, értékeled a segítőkészségét.

„Várom rá a válaszod/Kérlek, válaszolj” - Az ilyen siettető, felszólító levelek gyorsan kihozzák az embert a sodrából, mert sokakban kissé követelőző, főnökösködő hatást keltenek. Nem kell rá rögtön reagálnod, ha nem valóban sürgős ügyről van szó, inkább gondold át egy kicsit, mi lenne a legmegfelelőbb. Javasolj megoldást, választ, vagy fejtsd ki, ha valakivel még egyeztetned kell. Az is jó lehet, ha megadsz egy időpontot, ameddig meg fogod válaszolni a kérdését.

Mit tehetsz, ha állandóan hasonlókat kapsz valakitől?

A fenti válaszokat alkalmazva elérheted, hogy a másik érezze magát inkább kellemetlenül a nyomásgyakorlás és a kedves válasz miatt. Azonban ha valaki szinte folyton hasonló, passzív-agresszív üzenetekkel bombáz, nyugodtan ülj le vele beszélgetni. Kérdezd meg, bántja-e valami, van-e valami, ami miatt haragot érez, vagy csupán a stressz miatt viselkedik hasonlóan. Így megbeszélhetitek a problémákat, és változást idézhetsz elő. A legfontosabb pedig az, hogy maradjon meg a tisztelet, ne hagyd, hogy provokáljanak, és higgadt viselkedéssel kerüld a felesleges konfliktusokat. Erre ugyanis a főnök is felfigyel majd.

Illemszabályok a munkahelyen

Akármilyen régóta is vagy a cégnél, az alapvető illemszabályokat akkor is be kell tartanod. Lehet, hogy egy munkahelyhez képest oldott és laza a hangulat munkaidőben is, de vannak határok, amelyeket nem szabad átlépni. A következő hét szabályt mindenkinek ismernie és alkalmaznia kell!

• passzív-agresszív e-mail
• passzív-agresszív
• munkahely
• munkahelyi kommunikáció
• munkahelyi probléma
• válasz
• e-mail
• konfliktus
• Lélek&Test