Az időnkért felelősséget kell vállalnunk - Interjú Erdélyi Boróka időmenedzsment-szakértővel

Nagyra tartom azokat az embereket, akik racionálisan gondolkodnak. Én is képes vagyok rá, de esetemben ez azt jelenti, hogy az érzelmeket lehámozzam magamról és ne hagyjam, hogy befolyásoljanak. Amikor először találkoztam Erdélyi Borókával, még nem tudtam, mivel foglalkozik, de azt már az első percek után tudtam, ugyanúgy gondolkodik és beszél, mint a barátom, mondhatni, megvett az első öt mondatával. Logika, jól felépített mondatok, tények, adatok, érvek, magyarázat - szimpatikusan és okosan tálalva. Mindaz, amiért nekem nap mint nap meg kell küzdenem.

Egyáltalán nem csodálkoztam, mikor megtudtam, hogy villamosmérnök a végzettsége. Amikor elmondta, hogy időgazdálkodás és hatékonyság szakértőként dolgozik, azt gondoltam, nagyvállalatoknak és cégeknek dolgozik. Időmenedzsment, optimalizálás, hatékonyság - ezek jutottak először eszembe. Éppen ezért csodálkoztam, mikor kiderült, ezek a mindennapi életünkben is remekül hasznosítható és kézzelfogható eredményeket kínáló megoldásokat nyújtanak. Olyannyira, hogy Erdélyi Boróka magánszemélyeknek is tart tréninget. Mivel én magam is sokszor megtapasztalom, milyen, amikor összecsapnak a hullámok a fejem felett, megkértem, hogy beszéljünk arról, milyen tipikus hibákat követünk el, miért vagyunk rohanásban, hol és hogyan folyik ki az idő a kezünk közül. 

Ha beszélgetni kezdünk, vagy összefutunk egy ismerőssel az utcán, pár mondat után a rohanás, az, hogy nincs időnk, szinte mindig szóba kerül. Mi a probléma az idővel? Miért rohanunk magunk után?

- Az idővel semmi gond nincs. A legnagyobb problémának azt látom, az idővel gazdálkodni egy olyan készség, amit egyszerűen nem tanultunk meg, pedig nagy szükség lenne arra, hogy a gyerekek minél korábban elsajátítsák az időmenedzselés képességét, és ezt a legegyszerűbben a szülők pédamutató magatartásának követésével teszik meg. Nagy álmom, hogy a jövőben a gyerekeink iskolai keretek között tanulhassanak erről. 

Előbb-utóbb persze mindenki rákényszerül arra, hogy megtanulja beosztani az idejét - legkésőbb felnőtt korára -, ekkor azonban az időmenedzselés arról szól, hogy ami belefér, minél több jöjjön ki a csövön, minél több férjen bele a munkaidőbe vagy a 24 órába, és nem arról, hogy be tudjuk osztani az időt úgy, hogy pihenésre, feltöltődésre, a szeretteinkkel töltött minőségi együttlétre is maradjon idő, hogy mi magunk jól érezzük magunkat. Nem tudatosan osztjuk be az időnket, hanem esetlegesen: külső tényezők és megszokások irányítanak bennünket. Ezeket kellene megvizsgálni, megkérdőjelezni a helyességüket, majd újrafogalmazni az időhöz való viszonyunkat, megtanulni az idővel gazdálkodni - a saját értékeink mentén. 

A fő okok, amiatt az időt nem tudjuk beosztani, a következők: az idő kereteit nem érezzük olyan pontosan, mint például a rendelkezésünkre álló pénzt, vagy a körülöttünk levő teret. Bár látok pozitív példákat, de a társadalmi berendezkedésünk sem ideális az optimális időbeosztásra. Végül, ahogy már említettem, az idővel való gazdálkodás készségét nem sajátítjuk el gyermekkorban, vagy a helytelen családi mintát visszük és örökítjük tovább. 

Nem elhanyagolható szempont, hogy manapság trend különböző szerepekben tetszelegni: borzasztóan elfoglaltnak lenni, arra hivatkozni, hogy semmire nincs időm. Pedig az az ember, aki jól bánik az idejével, arról ismerhető fel, hogy tud időt szakítani a pihenésre, nincs állandó rohanásban, tud az idejéből számára fontos dolgokra szentelni. Nagy divat manapság a mártír anya szerepe: szolgálni, kizsigerelni magunkat, beleroppanni a teendőkbe, utolsónak beesni az ágyba. Ezt láttuk a saját anyánktól, ezt tanultuk meg. Nem feltétlenül kellene ezt a mintát a gyerekeinkre örökíteni. Nem is kezdem sorolni, de millió előnye van annak, ha az anya ki tud kapcsolódni. Például az, hogy a gyermekei felnőttkorára egészséges, szellemileg ép, önálló életet élő idős nő lesz. 

A rendelkezésünkre álló időért felelősséget kell vállalnunk, és ezt nem tanultuk meg. Hogy van döntési lehetőségünk. Hogy mi magunk dönthetünk arról, mire fordítjuk az időnket. Teljes szabadsága senkinek nincs az ideje felett, rengeteg kötelezettségünk van, mindenkinek vannak korlátai, de mindenkinek van valamennyi mozgástere: ezt kell megtalálni és élni vele. Nem arról van szó, hogy felrúgjuk az életünket, hanem arról, hogy megtaláljuk azokat az értékes tíz perceket, félórákat, órákat, amivel minőségi változást tudunk elérni. Ha optimalizálunk, átszervezzük a napjaink, megtanulunk nemet mondani, szellősebb lesz az életünk, de legalábbis a saját prioritásaink szerint lesz zsúfolt. 

Ha azt vesszük észre, hogy minden reggel úgy kelünk fel, mindennel el vagyunk maradva, egy rakás olyan feladat vár ránk, amit halogatunk, amivel nem akarunk szembenézni, ha hetek óta nincs öröm az életünkben és ezen nem változtatunk, csak rohanunk tovább a mókuskerékben, ha nem keressük meg a kiugrási pontokat, azért nem hibáztathatunk másokat.

Az időgazdálkodás önismereti kérdés. Ahhoz, hogy jól tudjak bánni az időmmel, tudnom kell, mire akarom használni, miért arra akarom használni, és miért nem akarok valamire időt szánni. Sok múlik azon is, milyen kifejezéseket használunk: általában azt mondjuk, nincs időm, nem jutott időm rá. Helyesebb azt mondani: nem szántam rá időt, nem szakítottam rá időt. 

És azt is jó tudatosítani magunkban, mi osztjuk be az időt, vagy a feladataink osztanak be minket. 

- Szinte mindenkire az a megállapítás, hogy mások strukturálják az időnket, és mi ezt hagyjuk. Biztosan mindenkinek van olyan kollégája, aki mindig mindent megcsinál, amire megkérik. Lehet, hogy nagyon népszerű és kedvelt, de nagyon rossz időgazdálkodó. Percenként e-mailek érkeznek, távirányítással működtetnek minket. Állandóan rendelkezésre állunk.

Van, amikor ez nem probléma: ha a gyerekünk kér meg arra, hogy olvassunk neki mesét, az számunkra is értékes idő lehet. Fontos, hogy legyen mozgásterünk. Valamekkora mozgástere mindenkinek van, és most tíz percekről, félórákról beszélek. A kérdés az, mire szánom, mit kezdek vele?

Azzal foglalkozzunk, ami fontos számunkra, és amire rá akarjuk szánni az időt: ha azt akarjuk, lakkozzuk ki a körmünket, vagy vonuljunk félre olvasni. Olyan dolgot csináljunk, ami valóban kikapcsol. És itt megint visszakanyarodunk az önismerethez, hiszen ahhoz, hogy a rendelkezésre álló időt valóban feltöltődésre használjuk, ismerni kell az igényeinket. Sokaknak a nem megfelelő időgazdálkodás menekülési útvonalat kínál ahhoz, hogy ne nézzenek szembe a kényelmetlenségekkel, megoldatlan problémákkal, egyszerűbben megfogalmazva: önmagukkal.

Nagy probléma a halogatás, ami szintén összefügg az idővel, az időbeosztással.

- Egyéni és vállalati szinten is nagy problémának tartom a halogatást. Kiváló lehetőségeink és alkalmaink vannak a halogatásra. A magánéletünkben is rengeteg problémát okozhat, gondolok itt például az elhalasztott egészségügyi szűrővizsgálatokra. A halogatás stresszes, hatalmas terhet veszünk vele saját magunkra. Ha felfedezzük hajlamunkat a halogatásra egy-egy feladat kapcsán, vagy bizonyos helyzetekben, mindig meg kell vizsgálni az okát. 

Hogyan fogjunk hozzá ahhoz, hogy beosszuk az időnket?

Az első lépés, hogy pontosan tudjuk, mit szeretnénk csinálni és minek kell beleférnie az időnkbe - általánosan, nem heti, vagy napi szinten. Megvizsgálni, mi az, ami rendelkezésünkre áll: mennyi időt vesznek el az egyes tevékenységek. Megnézni, mi az, amit ebből keveslünk, hiányolunk, mi az, amit sokallunk, mi az, amit feleslegesnek tartunk.

A következő lépés, hogy ezeket figyelembe véve megpróbáljuk újra felépíteni a napunk, a hetünk. Nyilván lesz, amit nem tudunk átszervezni - a gyerekeket reggel időre kell iskolába vinni -, de nagyon sok mindent csak megszokásból csinálunk akkor és pont úgy. Ezektől a rossz beidegződésektől meg kell válni.

Ennek megfelelően szervezzük meg a napot. Gondoljuk végig, mit lehet és mit kell megcsinálni? Ha a gyerekek alszanak, foglalkozzunk azzal, amit csendben lehet csinálni. Keretezzük át a teendőinket, de úgy, hogy jókor és jót csináljunk. Hogy mikor mit csinálunk, főként ezek is neveltetésünkből fakadnak, szabad ezeket felülírni. Jó, ha tisztába vagyunk a saját bioritmusunkkal, a fókuszhosszunkkal: hiába hozunk döntést arról, hogy délután 3-5-ig elvégzünk egy feladatot, ha éppen ez az az időszak, amikor szellemileg vagy fizikailag nem vagyunk a csúcson. Az elhatározásból ilyenkor csak kínlódás lesz, ez az értékes két óra ment a kukába. 

Le kell számolnunk az életünk más régi kerékvágásaival, amiket belénk neveltek, vagy kulturálisan belénk rögzültek. Például azt a tanítást, amit elkezdtünk, be is kell fejezni. Ez nem feltétlenül igaz, szerintem időpazarlás egy olyan könyvet elolvasni, ami nem tetszik.

Lényeges, hogy tudjuk, mire szeretnénk fordítani a megspórolt időt. Teljesen rendben van, ha az a célunk, hogy többet tudjunk aludni. A cél meghatározása az elsődleges. Hogy mit kezdünk vele, az az igazán fontos. Azért jobb időbeosztással rendelkezni, hogy többet tudjunk takarítani, szerintem hülyeség, de ha valakinek a suvickolás kikapcsolódást jelent, azt feltétlenül támogatom. Arra fordítsuk a megtakarított időt, ami hozzáad az életünkhöz, és ne arra, hogy még több feladatot vállaljunk magunkra.

Nagyon hasznos, ha időnaplót kezdünk vezetni. Egy héten keresztül írjuk össze, mit csinálunk egész nap. Ennek két nagy előnye van: valós adataink lesznek arról, mit csinálunk egész nap. A másik nagy előnye, hogy már egy-két nap után észrevesszük, hol folyik ki az idő a kezünkből. Ez tudatosságra sarkall, mivel rögtön észrevesszük, hogy nem jól osztjuk be az időt. Az időérzékünk nem igazán pontos, az időnapló kíméletlenül rámutat arra, mennyi időt pazarolunk el. Időnként én magam is megcsinálom, és kivétel nélkül minden alkalommal ér meglepetés.  

Ez hasznos lehet a munkahelyünkön is. Tudok olyan esetről, mikor a dolgozó az időnapló segítségével bizonyította be a főnökének, hogy az egyéb teendők miatt pont arra a feladatra nem maradt ideje, amit kiadtak neki. Ez nemcsak neki jelentett problémát, de nyilván a cég egészének káros. A másik példa a férj, aki elengedte a felesége panaszait elengedte a füle mellett, de amikor feketén-fehéren látta az időnaplóban a számokat, jobb belátásra tért. Számára ez volt az a módszer, amit átlátott és megértett. 

Milyen technikákat alkalmazol az időnaplón kívül?

- Érdemes sokféle technikát kipróbálni, több módszert ötvözni, mert mindenkinek más válik be. Még a legfelkapottabb módszerek se működnek mindenkinél. Mindenképp ajánlok valamiféle tervezési módszertant, naptárral és teendőlistával. Hogy ezen belül ki milyen megoldást választ, teljesen egyéni, a fontos az, hogy szívesen használjuk, kézre álljon, ne legyen nyűg a fenntartása. A naptár és a teendőlista kéz a kézben jár, azaz a napunk tervezésénél feltétlenül figyelembe kell venni, hogy a naptárban szereplő események mellett marad-e elegendő időnk a teendőlistánkra is, ugyanis e két eszköz ugyanazon a 24 órán osztozik. Szarvashiba, hogy nem nézzük össze őket.

A teendőlista esetében a kulcsgondolat: a kevesebb több. Hiába ír valaki 30 elemes teendőlistát, ugyanúgy “csak” 8-10 feladatot fog megcsinálni belőle, mint az, aki szabott egy határt a teendőinek, az előző esetben azonban a jutalom a nap végén a frusztráció lesz, hiszen lehetetlen kipipálni egy ilyen monstrum listát.

Nem szeretek célszámokat mondani arról, mennyi az ideális teendőszám, mert ez nagymértékben függ a nap többi részétől is, de mindenképp kordában kell tartani. Hasznosak a különféle priorizálási módszerek - ezekből rengeteg módszer van, az én személyes kedvencem a sürgős-fontos mátrix, amelyben nemcsak azt nézzük, hogy egy teendő mennyire sürgős, hanem azt is, hogy tényleg van-e értelme, és ennek mentén döntünk arról, hogy töröljük, delegáljuk vagy megcsináljuk, és ha igen, akkor mikor.

Nagyon egyszerű és hatékony technika az is, ha minden egyes alkalommal, amikor következő tevékenységet választunk magunknak, feltesszük a kérdést: “mi a leghatékonyabb módja jelenleg az időm eltöltésének?” Erre a kérdésre bármilyen választ adhatunk - igen, azt is, hogy ledőlünk szundikálni -, a lényeg az, hogy ne autopilóta üzemmódban daráljunk, hanem tudatosan döntsünk.

A hatékony időmenedzsment folyamatos munka: nem elég egyszer időnaplót írnunk, és egyszer rendbe rakni az időbeosztásunkat, így van?

- Igen, ez egy életre szóló feladat. Ez egy folyamatos munka, mivel az életünk folyamatosan változik: öregszünk, változik a bioritmus, új munkánk lesz, gyermekünk születik, karanténba kerülünk.

Heti szinten mindenképpen érdemes foglalkozni, a tudatosabbak éves/havi szinten is terveznek. 

Mindannyian egyediek vagyunk, és folyamatosan változunk. Az életünk is. Ezért nem szeretem az általános időgazdálkodási törvényeket.

Hogy jó időbeosztást alakítsunk ki, jó tisztába lenni a ránk jellemző személyiségjegyeinkkel is. Aki éjjeli bagoly ne reggel kezdjen el dolgozni a határidős projektjén, mert a kudarc borítékolható. Van, akit a sportolás felpörget, neki célszerű a reggeli órákban mozogni. Akire jellemző a kajakóma, az munka közben kapjon be pár könnyű falatot, és a délutáni órákra tegye a főétkezést.

A családot be lehet vonni a hatékony időgazdálkodás kialakításába?

- Persze, ez csak így működik. A családi időgazdálkodásba bizonyos kor fölött a gyerekek is bevonhatók. Nagyon fontos lenne, hogy a gyerekeinket ráneveljük arra, tudjanak bánni az idejükkel. Ezt ugyanolyan fontosnak tartom, mint a minőségi étkezést vagy azt, hogy naponta beszedjük a vitaminokat.

Nemrégiben egy ügyfelem arra panaszkodott, hogy az időbeosztásában a legnagyobb bizonytalanságot a férje jelenti, aki nem hajlandó egy napnál távolabbra gondolkodni, így neki többféle verzióra kell állandóan készülnie. Ilyet még a legközelebbi családtagjainknak sem engedhetünk meg. Nem lehet folyamatosan kiszolgáltatva lenni mások kénye-kedvének. Az időnk az egyik legdrágább kincsünk, soha meg nem újuló erőforrás, ha elvesztegetjük, az életünket vesztegetjük el. Az értelmetlen időrablás, lebegtetés, bizonytalanságban tartás a családtagjainktól sem tűrhető el.  

Fotók: Getty Images Hungary

A gyerekeinket az időbeosztáson kívül a sportra is fontos nevelni.

• időgazdálkodás
• interjú
• időmenedzsment
• Otthon