5 réginek tűnő illemszabály, amit még mindig be kell tartani, ha e-mailt írsz

Bár a legközelebbi ismerősökkel ma már általában a csevegőalkalmazásokon keresztül tartjuk a kapcsolatot, az e-mailes kommunikáció sem tűnt el az életünkből. Sőt, szerepe komollyá vált, mert nagyon gyakran az elektronikus levelezés ad teret az ügyintézésnek és a munkahelyi kommunikációnak.

Épp ezért fontos, hogy az ember tisztában legyen azokkal az illemszabályokkal, amelyek az e-mailezésre vonatkoznak. Ezek zöme nem új keletű, de ugyanolyan aktuálisak ma is, mint tizenöt-húsz évvel ezelőtt. Mutatjuk azokat, amelyeket különösen érdemes betartani a mindennapok során.

E-mail-etikett

Az írásos kommunikáció rendkívül hasznos, de bizonyos szempontból ingoványos terep, hiszen nincsenek hangsúlyok, gesztusok és egyéb nonverbális jelek, amelyek árnyalják a mondanivalót. A kellemetlenségek elkerülése érdekében nem árt nagyon átgondoltan, az e-mail-etikettet betartva megírni az ilyen leveleket. Ha nem szeretnéd, hogy a címzett félreértsen, vagy negatív benyomást szerezzen rólad, az alábbi dolgokra figyelj!

Ne írd le, ha nem mondanád!

Nagyon könnyű túlzott bátorságot érezni az írásos kommunikáció során, hiszen a válasz általában nem azonnal érkezik, a másik nincs jelen, nem látni a reakcióját, és van idő átgondolni egy esetleges visszavágást is. Ez nagy hiba, hiszen borzasztó kellemetlen helyzetet teremthet, ha személyesen nem vállalható a levélben megfogalmazott vélemény.

Ráadásul az írott szó megmarad, és egy aggályos tartalmú e-mail bármikor felhasználható a szerzője ellen. Mielőtt elküldesz egy indulatos e-mailt, állj fel a géptől, sétálj vagy levegőzz néhány percet, nyugodj meg, majd ülj vissza, és próbáld hideg fejjel átolvasni. Még jobb, ha a nyugtató sétát nem közvetlenül a küldés, hanem már a gépelés előtt megteszed.

Ne halogasd a választ!

Nagy tapintatlanság hosszú ideig kétségek közt hagyni valakit, aki választ vár a levelére. Persze, vannak olyan helyzetek, amikor nem lehetséges azonnal visszaírni, de próbálj megtenni minden tőled telhetőt, hogy lehetőleg 24, de legfeljebb 48 órán belül reagálj. Ha nem vagy abban a helyzetben, hogy ennyi idő alatt érdemben írj, akkor is illik legalább annyit tudatni a levélíróval, hogy jelenleg nem tudsz válaszolni, de várhatóan egy adott időpontig számíthat a jelentkezésedre.

Térj a lényegre!

Az e-mailezés a gyors információmegosztás színtere, nem a túlzott udvariaskodásé és magyarázkodásé. A legjobb, ha azonnal a lényegre térsz a leveledben, mindenféle sallang és túlírás nélkül. Ez persze nem azt jelenti, hogy durvának vagy kimértnek kell lenni, de jó, ha a levélíró kedvessége nem a szívélyes töltelékszövegben rejlik. Ráadásul a felesleges, modoros mondatok sokszor nem azt a hatást váltják ki, amit a szöveg szerzője szeretne, és könnyen ellenérzéseket kelthetnek a címzettben.

Ellenőrizd a szöveget!

Azonnali következtetéseket lehet levonni valaki személyiségéről egy általa megfogalmazott szöveg alapján. Ha a levél, amit kiadsz a kezedből, tele van hibával, a másik azt gondolhatja, hogy figyelmetlen, szétszórt vagy, rosszabb esetben pedig tiszteletlennek vagy akár műveletlennek tarthat. Mielőtt elküldöd az e-mailt, mindig ellenőrizd, hogy nincs-e benne tartalmi pontatlanság, elütés, helyesírási hiba.

Utóbbiakat a beépített helyesírás-ellenőrző segítségével is áttekintheted, hiszen az pirossal aláhúzza a mondatrészeket, amiket hibásnak ítél. Természetesen mindenkivel előfordul néha, hogy egy-egy apróbb hiba felett elsiklik, de ajánlott energiát fordítani az átnézésre, hogy ez ne legyen túl gyakori.

Jól válaszd meg az e-mail-címed!

Az e-mailezés hajnalán, amikor még nem lehetett előre látni, hogy pontosan mire is fogjuk használni ezt a nagyszerű lehetőséget, a legtöbben olyan e-mail-címet választottunk magunknak, amit ma már nehéz komolyan venni. A különböző becenevek és kreatív szójátékok, amik akkor viccesnek és menőnek hatottak, ma már inkább csak kínosak.

Napjainkban sok hivatalos helyen lehet vagy kell megadni e-mail-címet, és a különböző ügyek intézése során is egyre többször lehet rá szükség. Mindenképp regisztrálj olyan fiókot is, aminél a teljes neved vagy annak egy vállalható, megjegyezhető változatát használod. Jó, ha van külön e-mail-címed a munkával kapcsolatos levelezéshez, és egy másik a magánjellegű ügyintézéshez.

Fotók: Getty Images

• illem
• e-mail
• etikett
• illemszabály
• internet
• kommunikáció
• Terasz