Ezért tart az 5 perces munka legalább 20-ig – A pszichológia válasza

„Csak megválaszolom ezt az e-mailt, 5 perc és jövök.” „Csak kiteregetek, 5 perc és indulhatunk.” „Csak visszahívom ezt a telefonszámot, 5 perc és segítek neked.” Akár munkáról, akár magánéletről van szó, mindenki életében vannak olyan 5 percesnek gondolt feladatok, melyekről rendre kiderül, hogy inkább 15-20 percbe telnek. Ha egy napban sok ilyen feladat van, melyet magabiztosan beütemezünk egymás után nulla pufferidővel, az gyorsan csúnya csúszást eredményez majd. A tervezési tévedésnek hívott jelenség azonban elkerülhető egy kis odafigyeléssel.

Ezért tart az 5 perces munka legalább 20-ig

Általános megfigyelés, hogy az emberek jelentősen alábecsülik az elvégzendő feladatok időtartamát az úgynevezett tervezési tévedés miatt. A ’planning fallacy’-t elsőként Daniel Kahneman és Amos Tversky pszichológusok írták le. A jelenség többről szól, mint rossz időgazdálkodásról.

Lényege, hogy a tervezés során ráközelítesz a feladatra, miközben figyelmen kívül hagysz egy sereg apró anomáliát, zavart, megszakítást, melyek azonban sorsszerűen be fognak következni. Gondolhatod azt például, hogy megírsz egy e-mailt, 5 perc és rohansz tovább. Ilyenkor nem veszed számításba, hogy másik három sürgős e-mail is vár a postafiókodban - vagy érkezik, miközben válaszolsz az elsőre -, ugyancsak kimarad a tervezésből, hogy az üzenet írása közben esetleg rá kell nézned néhány konkrét adatra, melyre a levélben hivatkoznod kell. És persze, mielőtt rányomnál a küldés gombra, még átolvasod az e-mailt.

Tízéves csúszás

Ha nem kisebb, hanem nagyobb, sok-sok embert érintő projektről van szó, mindez hatványozottan igaz. Ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy minden résztvevő optimista becsléseket készít, melyek, ha sokszorozódnak, jelentős számítási hibákhoz és csúszásokhoz vezethetnek. A Sydney-i Operaháznak 1963-ban kellett volna elkészülnie 7 millió dollárból. A befejezés végül tíz évet csúszott és 102 millió dollárból valósult meg a beruházás. Berlin új repterének megnyitását 2011-re tervezték, 2 milliárd eurós költségvetéssel, ám végül 2020-ban nyílt meg és háromszor annyiba, több mint 6 milliárd euróba került.

Amikor a feladat elvégzése során találkozunk a valósággal, sokszor nem értjük, miért telt az végül sokkal több időbe, mint gondoltuk. Szerencsére a tervezési tévedés megúszható, ha bizonyos dolgokat szem előtt tartunk.

Hogyan kerülhető el a tervezési tévedés?

Érdemes átgondolni, hogy hasonló feladatok elvégzése, mennyi időt vett igénybe korábban. Lehetsz optimista, és gondolhatod, hogy majd most jobban koncentrálsz, már nagyobb a rutinod, gyorsabban fog menni, de szerencsésebb a korábbi tapasztalataidra hagyatkozni, és elegendő időt hagyni magadnak.

A legegyszerűbb, ha a feladatot - különösen, ha nagyobb és összetettebb - apróbb lépésekre bontod. Külön-külön becsüld meg mindegyik feladat időtartamát, így csökkentheted a tervezési tévedés esélyét.

Ugyancsak hasznos módszer lehet, ha visszafelé tervezel. Kezd a tényleges határidővel és haladj visszafelé lépésről-lépésre - a lépésekhez adott időtartammal számolva. Ha ez megvan, még adj hozzá némi időt a stressz elkerülés érdekében, és így ütemezd be az munkát a naptáradba.

Ha megtanulod, pontosabban megbecsülni az idődet, kevesebb stresszt fogsz megtapasztalni munka közben, jobb minőségű munkát végzel, ráadásul a környezeted is megbízhatóbbnak fog tartani. Még időt is megtakaríthatsz, hiszen minden feladatot határidőn belül elvégzel. Mindennek köszönhetően nem fogod magad túlterheltnek érezni, ami többek között a mentális egészségeden és a kreativitásodon is érezhető lesz.

(Képek: Getty Images Hungary)

Állítsd be a Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen a Femina!

• pszichológia
• tervezés
• tévedés
• időbeosztás
• időmenedzsment
• Terasz