6 dolog, amit soha ne használj hivatalos e-mailben: durva neveletlenség

Bár a magánmailezésnek is vannak alapvető szabályai, egy barátnak vagy ismerősnek küldött elektronikus üzenet stílusa és formája jóval kötetlenebb, ezért nem számít égbekiáltó bakinak, ha az ember kicsit eltér az udvariassági formuláktól, és, mondjuk, konyhanyelven dobja össze a szöveget, kihagyja a megszólítást, vagy éppen szmájlikkal tűzdeli tele a levelet.

Egy hivatalos e-mailnek viszont, akár álláspályázathoz, akár más hivatali ügyben küldöd, jóval merevebb keretei vannak formailag és tartalmilag is. Ezekre kell ügyelned, ha nem akarod, hogy komolytalannak vagy modortalannak tartsanak.

Nem válaszolsz

Ha hivatalos ügyben keresnek meg e-mail formájában, akkor az első bakit már az elején elkövetheted, mielőtt még megfogalmaznád a választ: ez pedig az, ha figyelmen kívül hagyod a levelet. Ha nem is tudsz azonnal érdemben reagálni, azt mindenképpen jelezned kell, hogy köszönettel megkaptad az e-mailt, és hamarosan érkezik a válaszod is.

Kedves Címzett!

A hivatalos e-mailezésre is az üzleti levelezés szabályai vonatkoznak, így a levelet kihagyhatatlanul a megszólítással kell kezdened - még akkor is, ha nem tudod a címzett nevét. Sosem maradhat le, irtó kínos, ha kihagyod vagy elnagyolod a dolgot, és az is, ha a magánlevelezés formuláit használod: itt felejtsd el a Kedves Tamást!

Ezt a szabályrendszert kövesd a megszólításnál: ha a címzettnek van valamilyen rangja, mondjuk osztályvezető a cégnél, akkor a legjobb a Tisztelt Osztályvezető Úr!, ha csak a neve ismert, akkor Tisztelt Kovács Tamás!

Előfordul, hogy még a név sincs a tarsolyodban, ekkor végső esetben mehet a Jó napot kívánok! mondat. Női címzettnél a hivatalos formula az asszony megszólítást írja elő, ezért ne erőltesd a hölgyet, még ha az jobban is tetszik.

Elnagyolt téma

Ahogy a hivatalos levél írott formájában is lényeges elem a tárgy, a hivatalos e-mailből sem maradhat ki, bár itt azért könnyebb dolgod van, hiszen a levelezőprogram rögtön figyelmeztet, ha a tárgy mező üresen maradt. Arra azért ügyelj, hogy a tárgy megjelölése ne legyen semmitmondó vagy suta, vagyis lehetőleg kerüld el a levél és az üzenet típusú jelzéseket. Mindig kapcsolódj az adott témához, és légy lényegre törő, hogy felkeltsd a címzett figyelmét, hiszen ezt látja először, amikor megkapja a mailedet.

Zavaros rövidítések

Rengeteg sms-t és Facebook-üzenetet pötyögünk manapság, ami lehetővé teszi a minél gyorsabb mobil- és online kommunikációt, ám sokan hajlamosak mindezt az e-mail-váltásokba is beépíteni.

Addig nincs is ezzel semmi gond, amíg a barátok között egyébként is használatos privát szavakat dobod be az esti mozis találkozó lefixálásához, ám a valszeg, a sztem vagy a hnap, de még a szvsz se bukkanjanak föl egy hivatalos e-mailben, még akkor se, ha nagyjából egyértelmű a jelentésük. Ugyanez a helyzet a szlenggel és a szmájlikkal is, abban a pillanatban semmisült meg a komolyságod a másik fél szemében.

Tilos a tegezés

Nagyon ritka az a helyzet, amikor úgy írhatsz hivatalos levelet, hogy beleférhet a kötetlenebb, személyesebb forma. Persze előfordulhat, hogy a célszemély egy közeli ismerősöd, de egy álláspályázatnál csakis olyan esetekben engedd meg a tegeződést, amikor maga a szakterület vagy a munka jellege ezt megengedi vagy megkívánja.

Ezek legtöbbször a médiához köthető állások vagy a reklámszakma, ahol eleve szokás a kölcsönös tegeződés, de ott már maga a hirdetés is feltűnően kötetlen stílusban fogalmazódik. Egyébként jókora modortalanságnak számít hivatalos ügyben úgymond személyeskedni.

Bizalommal várom

Gyakran problémás még az elköszönés: sokan nem találják a megfelelő szavakat, de érzik, hogy némileg több kell egy hanyagul odavetett viszlátnál, így olykor túllőnek a célon: így születnek a bizalommal és köszönettel várom válaszát típusú búcsúzások. Holott egy üdvözlettel vagy tisztelettel bőven elég lenne.