Így rövidítsd le órákkal a munkádat: két pofonegyszerű Excel-trükk

A papírmunka senkinek sem tartozik a kedvenc tevékenységei közé, pedig az adatrögzítés vagy a költségvetés elkészítése elkerülhetetlen feladatok.

Ha megbarátkozol az Excellel, gyorsabban és precízebben végezheted el a nemszeretem munkát, ezért megmutatunk két alapvető trükköt, amivel a mindennapokban is használhatod a táblázatkezelőt, hogy gyorsabban végezz, vagy bölcsebben kezeld a pénzügyeidet.

Kiadások és bevételek

Régi és jól bevált trükk, hogy a pénzedet úgy tudod a leghatékonyabban és legegyszerűbben megfogni, ha követed a bevételeidet és a kiadásaidat: ha pontosan látod, hogy mire mennyi megy el, milyen kiadásaid várhatók még a hónapban, és mennyi pénzed maradt, nem fognak nyom nélkül eltűnni az ezresek a tárcádból.

A legjobb, ha készítesz egy sablont: a táblázat egyik oszlopába írd be tételesen a kiadásaidat, a szomszédos oszlopba pedig az ezekhez tartozó összegeket.

Az utolsó cellát hagyd meg a váratlan kiadásoknak: ide mindig beírhatod majd, ha valami pluszköltséged keletkezik.

Ha a kiadásaid felsorolása mondjuk a B2-es cellától a B14-esig tart, akkor kattints a B15-ös cellába, majd kattints a táblázat fölött található fx gombra a függvény beszúrásához.

A felugró ablakból válaszd a SZUM függvényt, majd add meg a cellatartományt, kettősponttal elválasztva, például B2:B14. Az Excel pontosan kiszámolja neked a kiadásaid összegét, ha pedig később valamelyik összeget módosítod, azonnal korrigálja az eredményt.

A szomszédos oszlopba felvezetheted a bevételeidet is, és ezeknek a pontos összegét is kiszámíthatod a táblázatkezelő segítségével. Érdemes létrehozni egy olyan cellát is, ahol a bevételeid és kiadásaid különbségét követheted nyomon. Ha a bevételeid összege a D15-ös cellába került, akkor ezt írd a különbséget kiszámító cellába: =(D15-B15). Így mindig pontosan láthatod, mennyi mozgótőkéd maradt, a táblázat elkészítése után a következő hónapban már pillanatok alatt módosíthatod az adatokat - vagyis percek alatt elvégezheted a saját könyvelésedet.

Adathalászat

Bármilyen munkakörben is dolgozol, előfordulhat, hogy egy nagy adathalmazból kell kihalásznod az információkat, például, hogy megtudd, melyik az a kollégád, aki már kivette a kötelező szabadnapjait, vagy melyik az a diákod, aki a megengedettnél több óráról hiányzott.

Ha ezeket az adatokat egy Excel-táblázatban vezeted, a program percek alatt megkeresi és megjelöli neked azt, amire kíváncsi vagy. Vidd fel egy oszlopba a kollégáid vagy diákjaid nevét, és a hozzájuk tartozó sorokba írd be mindig a kivett szabadnapok vagy a mulasztott órák számát. Az utolsó oszlopba készíts egy összegzést a fentebb leírt módszerrel, így máris láthatod, ki hány napot maradt távol. Az Excel azonban ennél is többet tud, így nem kell egyesével végigböngészned az adathalmazt.

Ha a napok vagy órák összege mondjuk az F oszlopba, az első érték pedig az F2-es cellába került, akkor a G2-es cellába lépve kattints az fx gombra, és válaszd a HA függvényt.

Ha a kötelező szabadnapok száma mondjuk 10, akkor a felugró ablakba, a logikai vizsgálat mezőbe ezt írd: F2>9. Az ablakban azt is megadhatod, milyen szöveget jelenítsen meg az Excel ebben az oszlopban, ha a feltétel igaz vagy hamis.

Ha beírtad a képletet, vidd az egeret a cella jobb alsó sarkához, amíg a kurzor egy keresztté nem változik. Ekkor nyomd le a bal egérgombot, és húzd le a kijelölést a táblázatod aljáig, hogy az oszlop többi cellája is átvegye a képletet.

• munka
• spórolás
• számítógép
• hasznos tippek
• Terasz