Már egyetlen e-mail is árulkodó lehet!
Ahogy a hivatalos levél kapcsán is léteznek formai követelmények, úgy az sem mindegy, hogyan írsz e-mailt. Segítünk, hogy ne tűnj neveletlennek!
Sóbors
Ez is érdekelhet
Retikül
Top olvasott cikkek
-
01 -
02 -
03 -
04 -
05
Ma már alig találkozni olyan emberrel, aki ne használná a kommunikáció e formáját, ezzel szemben igen kevesen tudják, hogy bizonyos illemszabályok az e-mail esetében is érvényesek. A szabályok nem tudása azonban nem ment fel a betartásuk alól, ezért ha nem szeretnél udvariatlannak tűnni, a következőkre mindenképpen ügyelj!
A hivatalos levél e-mailen küldve is hivatalos!
A tapasztalatok szerint kevesen tudják, hogy az elektronikus úton küldött levél tartalmi és formai követelményei nagyrészt megegyeznek a postai úton küldött levélével, így a hivatalos levél is hasonló érvénnyel bír, ha e-mailen érkezik - bár egyelőre kézzel írt aláírást csak ritkán tartalmaz -, így ugyanolyan kötelezettséget ró a címzettre, mintha borítékban érkezne. Hozzá kell tenni, hogy ennek ellenére ezek inkább a tájékoztatás vagy az üzleti ügyek előkészítésének szerepét töltik be, hiszen kizárólag e-mailen ritkán érkezik hivatalos felszólítás.Röviden, tömören, udvariasan
Gyorsaságából és kötetlenségéből eredően az e-mail jellege közel áll a szóbeli kommunikációhoz, ezért érthető, hogy sokan könnyedebb és közvetlenebb stílust is használnak benne, mint amilyet a postai úton kézbesített levelekben használnának. Pedig a vonatkozó udvariassági formulákat ez esetben is be kell tartani: a közlendő legyen tömör és lényegretörő, a körmondatokat ez esetben érdemes kerülni. A hangnem és a tegeződés vagy magázódás választása természetesen a címzetthez fűződő viszony függvénye, ettől függetlenül azért fontos igazodni a hagyományos levél esetében ismert formulákhoz.Csá, hello és társaik
Bár a megszólításra és az elköszönésre vonatkozó követelmények megegyeznek a hagyományos levélben használtakéhoz, mégis nagyon gyakori, hogy e-mailen azok is a tegeződnek, akik talán addig még sosem ismerték egymást. Mindez persze szintén a partnerhez fűződő viszonytól függ, ám neveletlenségnek tűnhet előzetes engedély nélkül azonnal letegeződni a levelezőtárssal. Ha nem akarsz udvariatlannak tűnni, a szóbeli kommunikációhoz hasonlóan kérdezz rá, hogy tegeződhetnétek-e!Következésképpen kerüld a hello, szevasz és hasonló megszólításokat, valamint a slendrián "üdv"-öket és "viszlát"-okat! Ezek a megszólítások és elköszönések nemcsak illetlenek, de azt a benyomást is kelthetik a címzettben, hogy sokkal fontosabb dolgaid vannak annál, mintsem időt pazarolj arra, hogy rendesen megszólítsd vagy elköszönj tőle!
Ha azonban egymás után többször is váltasz levelet ugyanazzal a személlyel, akkor egy idő után elhagyhatod a megszólítást és az elköszönést, ám csakis abban az esetben, ha ezt ő kezdeményezi!
+tipp: Ahhoz, hogy valóban udvarias ember benyomását keltsd, nem kell átesned a ló túloldalára, és ömlengős opuszokkal megszólítanod valakit! A "Tisztelt dr. Varsányi Ödönné Szabó Erika Osztályvezető Asszony" helyett elég, ha csak annyit írsz: Tisztelt Varsányi Ödönné. Hidd el, tudni fogja, hogy róla van szó, ráadásul így nem kelted majd egy túlbuzgó, ám tájékozatlannak tűnő ember benyomását.
Ne ömlengj, inkább csatold mellékletben!
Mint ahogy említettük, e-mailben nem érdemes ömlengeni, inkább törekedni kell a mondanivaló rövid és lényegretörő megfogalmazására.Ha a mondandódat mégsem vagy képes néhány sorba tömöríteni, akkor inkább írd össze szövegszerkesztőben, és egy külön fájlban csatold az esetlegesen szükséges képekkel, ábrákkal együtt. Hidd el, nem fog elveszni, arra viszont ügyelj, hogy a levél mérete a mellékletek miatt ne legyen túl nagy: egy 10 Mbyte méretű levél letöltése egy lassabb adatátvitelű hálózaton hosszú percekbe, rosszabb esetben pedig akár órákba is telhet, ami alatt a címzett más forgalmat sem tud bonyolítani. Ennek elkerülése végett tömörítsd a fájlokat, vagy külön-külön küldd el őket.
Jó, ha tudod!
- Az e-mail legnagyobb előnye a gyorsasága. Ez azonban alkalmanként hátrány is lehet, például a hirtelen felindulásból elküldött levelek esetében. Ha el akarod kerülni a felesleges vitákat, inkább gondolkodj, mielőtt megnyomod a küldés gombot!
- A nem titkosított e-mailek nyílt szövegként keringenek a világhálón, és akár olyanokhoz is eljuthatnak, akikhez nem is kellene. Ezt tartsd szem előtt, mielőtt e-mailen osztanád meg titkos gondolataidat!
- Számos cég készít másolatot alkalmazottaik kimenő leveleiről, és ezt az sem akadályozza meg, ha a leveleidet törlöd a postaládádból. Ha nem akarsz kínos helyzetbe kerülni, a magánjellegű információkat ne a céges e-mailen keresztül oszd meg a barátaiddal vagy a pároddal!
